Puedes descargar la Norma GTC 185 de la Guía Técnica Colombiana al final de este artículo de forma gratuita. A continuación, te ofrecemos un resumen con los puntos clave de esta norma.
¿Qué es la guía técnica GTC 185?
La Guía Técnica Colombiana GTC 185 es un documento desarrollado por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC) que establece los lineamientos para la elaboración de documentos escritos empresariales, como cartas, informes, memorandos, entre otros. Su propósito es garantizar la uniformidad y coherencia en la redacción de textos comerciales, facilitando así la comunicación clara y profesional en los ámbitos empresariales y organizacionales en Colombia.
Detalles adicionales:
La GTC 185 se centra en aspectos como:
- Formato y estructura: Especifica cómo deben organizarse los diferentes componentes del documento (márgenes, alineación, interlineado, etc.).
- Lenguaje y estilo: Propone un lenguaje formal y preciso, evitando redundancias y errores comunes en la redacción.
- Objetivo: Facilitar una comunicación eficaz, garantizando que los documentos sean comprensibles, coherentes y adecuados a la situación.
Este estándar es particularmente útil para empresas y profesionales que buscan mejorar la calidad y consistencia de sus comunicaciones formales, asegurando que los documentos se ajusten a normas reconocidas y aceptadas.
Claves de la Norma GTC 185: Guía para la Documentación Organizacional
La Norma GTC 185 establece lineamientos claros para la gestión documental en las organizaciones, facilitando la creación y presentación de comunicaciones. Esta guía es fundamental para proyectar una imagen corporativa coherente y profesional. A continuación, exploramos sus puntos clave.
Objetivo de la Norma GTC 185
El objetivo principal de esta guía es brindar recomendaciones para elaborar diferentes tipos de documentos organizacionales, asegurando:
- Claridad y precisión en las comunicaciones.
- Estilo formal y profesional.
- Reducción de tiempos y costos en la gestión documental.
Esta norma está dirigida a empresarios, directivos, asistentes administrativos y todos aquellos involucrados en la generación de documentos dentro de una organización.
Aspectos Generales de las Comunicaciones Organizacionales
Márgenes y Formato de los Documentos
La distribución de las zonas y los márgenes son esenciales para la presentación estética del documento:
- Margen superior: Entre 3 y 4 cm.
- Margen inferior: Entre 2 y 3 cm.
- Margen izquierdo: Entre 3 y 4 cm.
- Margen derecho: Entre 2 y 3 cm.
Zonas del Documento
- Zona 1: Para el membrete de la organización (nombre, logotipo, NIT).
- Zona 2: Información de contacto (dirección, email, teléfono).
- Zona 3: Registro y radicación del documento.
Estilos de Redacción
La GTC 185 propone tres estilos de redacción para organizar el contenido de los documentos:
- Bloque extremo: Todas las líneas parten del margen izquierdo.
- Bloque: Las líneas de firma, fecha y cargo se alinean a la derecha.
- Semibloque: Como el estilo bloque, pero con una sangría de 5 a 10 espacios al inicio de cada párrafo.
Tipos de Documentos Cubiertos en la GTC 185
La guía aborda diferentes tipos de documentos con sus particularidades. A continuación, te presentamos los principales tipos:
Cartas y Oficios
Las cartas son utilizadas en la comunicación formal entre personas y organizaciones. Se recomienda:
- Tratar un solo tema por comunicación.
- Redactar de manera clara, precisa y concisa.
- Utilizar un estilo de redacción respetuoso y cortés.
Partes de una Carta u Oficio
- Código: Identificación interna del documento.
- Lugar y fecha de elaboración.
- Destinatario: Nombre y cargo de la persona a quien se dirige.
- Asunto: Resumen breve del contenido.
- Texto: Cuerpo del mensaje.
- Despedida y firma.
Memorandos
Los memorandos se utilizan para la comunicación interna en las organizaciones. Deben redactarse en un tono impersonal o en primera persona del plural, y preferiblemente, tratar un solo tema.
Uso de los Memorandos
Un memorando puede tener como objetivos:
- Informar sobre hechos breves.
- Solicitar información o requerimientos.
- Reiterar solicitudes urgentes.
Estructura de un Memorando
- Encabezado: Palabra «Memorando» en mayúsculas.
- Destinatario y Remitente.
- Asunto.
- Texto: Claro y directo.
- Despedida y Firma.
Recomendaciones para la Redacción
Fuentes y Tamaño de Letra
La fuente recomendada debe ser clara y homogénea. La norma sugiere un tamaño de letra entre 10 y 12 puntos, evitando el uso de negrillas.
Estructura del Texto
- Claridad y precisión en el mensaje.
- Evitar errores ortográficos y gramaticales.
- Mantener un formato de presentación impecable.
Ejemplos Prácticos de Documentos
| Tipo de Documento | Características Principales |
|---|---|
| Carta | Comunicación externa, clara y precisa. |
| Memorando | Comunicación interna, breve y formal. |
| Circular | Comunicación general a un grupo específico. |
| Acta | Registro formal de lo tratado en reuniones. |
| Informe | Presentación detallada de actividades o resultados. |
Descarga la Norma GTC 185
La Norma GTC 185 proporciona una guía completa para la gestión documental en las organizaciones, promoviendo una comunicación clara y efectiva. Seguir sus recomendaciones no solo mejora la imagen corporativa, sino que también optimiza los procesos internos.
Implementar esta norma puede ser clave para el éxito en la comunicación organizacional y la eficiencia de las operaciones documentales.
¿Cómo se hace una carta según la GTC 185?
Para hacer una carta conforme a la GTC 185, es necesario seguir una estructura básica que incluye encabezado, saludo, cuerpo del mensaje y despedida, con un formato preestablecido en cuanto a márgenes, interlineado y uso del lenguaje. Específicamente, las cartas deben seguir un formato alineado a la izquierda, con márgenes de 3 cm y un interlineado sencillo. El contenido debe ser claro, preciso y directo, evitando el uso de términos ambiguos o innecesarios.
Pasos detallados para elaborar una carta bajo la GTC 185:
- Encabezado:
- Debe incluir el nombre o razón social de la empresa, dirección, teléfono y otros datos de contacto relevantes. Este encabezado puede estar centrado o alineado a la izquierda.
- La fecha debe colocarse alineada a la derecha.
- Saludo:
- Se utiliza un saludo formal, como «Señor(a)» seguido del nombre del destinatario. Si no se conoce el nombre, puede utilizarse «A quien corresponda».
- Cuerpo del mensaje:
- El cuerpo debe estar redactado en un tono profesional y cortés, iniciando con una introducción clara del motivo de la carta.
- La información debe estar organizada en párrafos cortos, facilitando su lectura.
- Despedida:
- Una despedida formal, como «Atentamente» o «Cordialmente», seguida del nombre y cargo de la persona que firma la carta.
- Firma:
- Incluye la firma manuscrita, el nombre y el cargo de la persona que emite la carta, así como el nombre de la empresa si aplica.
¿Cómo hacer un informe con normas GTC 185?
Un informe conforme a la GTC 185 debe seguir una estructura formal, que generalmente incluye portada, introducción, desarrollo y conclusión. El formato debe ser coherente con los lineamientos de esta norma en cuanto a márgenes, interlineado y estilo de redacción. El informe debe estar diseñado para que el lector pueda entender claramente los objetivos, los análisis y las conclusiones.
Estructura de un informe según la GTC 185:
- Portada:
- Debe incluir el título del informe, nombre del autor o autores, institución o empresa, fecha y otros detalles relevantes.
- Índice:
- Se recomienda incluir un índice que facilite la localización de secciones específicas dentro del documento.
- Introducción:
- En la introducción, se explica el propósito del informe, los objetivos y el contexto en que se desarrolla. Debe ser breve y proporcionar al lector una visión general del contenido.
- Desarrollo:
- Esta es la parte más extensa del informe y contiene el análisis, la descripción de los métodos utilizados y los resultados obtenidos.
- Se recomienda el uso de títulos y subtítulos para organizar el contenido de manera clara.
- Conclusión:
- La conclusión debe resumir los principales hallazgos y, si es necesario, incluir recomendaciones basadas en los resultados del análisis.
- Bibliografía (si es necesaria):
- Si el informe se basa en fuentes externas, se deben citar correctamente siguiendo las normas de la GTC 185.
En cuanto al formato:
- Márgenes de 3 cm.
- Interlineado sencillo.
- Fuentes claras y legibles, como Arial o Times New Roman de tamaño 12.
- Uso adecuado de negritas y viñetas para resaltar información importante.
¿Quién creó la norma GTC 185?
La GTC 185 fue creada por el ICONTEC (Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación), una organización que se encarga de desarrollar normas técnicas en Colombia. ICONTEC promueve estándares de calidad en diferentes sectores, incluida la elaboración de documentos, para asegurar una comunicación clara y eficiente en el ámbito empresarial y profesional.
Más detalles sobre ICONTEC:
- Fundación: ICONTEC fue fundado en 1963 y, desde entonces, ha sido el principal organismo encargado de la normalización técnica en Colombia.
- Objetivo: Facilitar la adopción de buenas prácticas en diferentes industrias, promoviendo normas que aseguren calidad, eficiencia y sostenibilidad.
- Alcance internacional: Aunque es una entidad colombiana, ICONTEC también participa en organismos internacionales de normalización, contribuyendo a la creación de normas globales.